איבראהים שאהין
אוטומציה לעסקים מתחילה כמעט תמיד באותה שאלה: איזו משימה נהפוך לאוטומטית. לדעתי זו השאלה השנייה, לא הראשונה. מהניסיון שלי, חלק גדול מהזמן לא יושב בתוך המשימה עצמה. הוא מתפזר בין מערכות, מסכים והקשרים, ורוב העסקים לא מדדו אותו מעולם.
בואו נהיה כנים: אתם מודדים את הדבר הלא נכון
קחו תהליך פשוט. הזמנה נכנסת בחנות, מישהו מעתיק אותה למערכת ההנהלה, ואז מעדכן את הלקוח בוואטסאפ. אם תשאלו כמה זמן זה לוקח, תקבלו תשובה על ההקלדה עצמה. שתי דקות, אולי שלוש.
אבל ההקלדה היא רק חלק מהסיפור. סביבה יש מעבר בין שלושה מסכים, חיפוש של מספר ההזמנה, ובדיקה שהעתקתם נכון. לעיתים קרובות החלק הזה גדול מההקלדה, ואף אחד לא מודד אותו.
המחקר: 1,200 מעברים ביום
שלושה חוקרים ניתחו נתוני עבודה דיגיטליים של 137 עובדים ב-20 צוותים. העובדים עבדו בשלוש חברות מרשימת Fortune 500, והמעקב נמשך עד חמישה שבועות. הממצא: העובד הממוצע החליף בין אפליקציות ואתרים כ-1,200 פעמים ביום.
כל החלפה בודדת גובה קצת יותר משתי שניות. זה מרגיש זניח, אבל הסכום מצטבר. לפי המחקר, העובדים השקיעו קצת פחות מארבע שעות בשבוע בהתמצאות מחדש אחרי מעבר. החוקרים העריכו שמדובר בכ-9 אחוז מזמן העבודה השנתי.
כאן צריך דיוק, ואני מעדיף להגיד אותו מראש. המחקר מדד מעברים בין אפליקציות ואתרים, לא העתקות נתונים בין מערכות. חלק מהמעברים נובע משינויי הקשר ומדפוסי עבודה, ואוטומציה לא תפתור אותם. לכן אל תתייחסו ל-9 אחוז כאל חיסכון מובטח.
אוטומציה לעסקים בישראל: על מי נופל החיכוך
החוקרים בדקו ארגונים גדולים, ולכן התופעה לא ייחודית לעסקים קטנים. ההבדל הוא מי סופג אותה בפועל.
הנתונים הבאים מתייחסים לשנת 2022. הם מופיעים בדוח מצב העסקים הקטנים והבינוניים בישראל 2023. באותה שנה פעלו בישראל כ-660 אלף עסקים. כ-99.5 אחוז מהם העסיקו פחות ממאה עובדים.
הפילוח מעניין עוד יותר. 56 אחוז מהעסקים התנהלו בלי שכירים כלל, ועוד 31 אחוז העסיקו בין שכיר אחד לארבעה. יחד, כ-87 אחוז מהעסקים הגיעו לכל היותר לארבעה שכירים.
שימו לב להגדרה. הנתון מודד שכירים בעסק, לא כמה אנשים עובדים בו בפועל. ובכל זאת התמונה ברורה: ברוב העסקים בישראל אין מחלקת IT. לכן החיכוך התפעולי נופל ישירות על הבעלים.
אוטומציה לעסקים: איך מאתרים את התפרים שלכם
השיטה הבאה היא שלי, לא ממצא מחקרי. היא פשוט עובדת אצל הלקוחות שלנו. אל תמפו משימות, מפו מעברים. שבוע אחד מספיק, ושלושה סימנים חושפים כמעט כל תפר.
- העתקה ידנית: כל פעם שמישהו מעתיק ערך ממסך אחד למסך אחר.
- אקסל באמצע: גיליון שמתווך בין שתי מערכות הוא תפר בתחפושת.
- שאלה חוזרת: אם עובד שואל קולגה איפה יושב מספר מסוים, המערכות לא מדברות.
רשמו לכל תפר שני נתונים: כמה פעמים ביום, וכמה דקות בכל פעם. המכפלה נותנת לכם סדר גודל לדבר עליו. בלי המספר הזה כל הצעת מחיר לאוטומציה היא ניחוש.
אוטומציה לעסקים: מה לבדוק לפני שמחברים
העתקה ידנית היא סימן טוב, אבל לא כל תפר מצדיק אוטומציה. בדקו את הרשימה הזאת לפני שמתחילים.
- תדירות: האם התהליך חוזר הרבה פעמים בחודש.
- יציבות הנתון: האם המבנה קבוע, או משתנה מלקוח ללקוח.
- החלטה באמצע: האם מישהו מפעיל שיקול דעת בתוך התהליך.
- נתון חסר: מה קורה כשהשדה ריק או שגוי.
- מחיר הטעות: כמה יקרה טעות אוטומטית מול הקלדה ידנית.
- איכות הממשק: האם יש לממשק תיעוד ויציבות שאפשר להישען עליהם.
דוגמה מעשית: העברת מספר הזמנה וכתובת משלוח בין מערכות היא מועמדת מצוינת. לעומת זאת, אישור החזר כספי חריג דורש אדם, גם אם שאר התהליך רץ לבד.
איפה אוטומציה לעסקים מחזירה את ההשקעה מהר
מהניסיון שלי, התפרים שמשתלמים הם אלה שחוזרים יומיום ומוגדרים היטב. העברת הזמנות מהחנות למערכת ההנהלה. עדכון מלאי בין קטלוג לספק. שליחת מסמך ללקוח אחרי אירוע קבוע במערכת.
לכולם יש מכנה משותף. הנתון כבר קיים במערכת אחת, והוא צריך להגיע למערכת שנייה בלי שיקול דעת. זו בדיוק עבודת החיבור בין מערכות, והיא הליבה של השירות שלנו.
לא תמיד צריך להחליף מערכות. אם המערכת מספקת API, webhook או ייצוא מתאים, אפשר לבנות מעליה חיבור אוטומטי. היכולת הזאת משתנה ממערכת למערכת ולפי המסלול שרכשתם, ולכן בודקים כל אחת בנפרד.
מתי עדיף לא לגעת
תפר שדורש שיקול דעת בכל פעם לא מתאים. אם בכל הזמנה מישהו מחליט אחרת, אוטומציה רק תסתיר את ההחלטה. גם תפר שקורה פעם בחודש לא מצדיק פרויקט, וצ'ק ליסט יפתור אותו טוב יותר.
ועוד כלל אחד: אל תחברו תהליך מבולגן. אוטומציה לעסק לא מסדרת בלגן, היא רק מריצה אותו מהר יותר. קודם מסדרים, אחר כך מחברים. על הפער בין כלי שעובד לתוצאה במספרים כתבתי בפוסט נפרד.
שאלות נפוצות על אוטומציה לעסקים
כמה תפרים כדאי לחבר בהתחלה?
אחד. תבחרו את התפר עם המכפלה הגבוהה ביותר, ותמדדו אותו חודש אחרי. ההחלטה הבאה תתבסס על המספרים שלכם, לא על מצגת.
האם Business Automation מתאים גם לעסק בלי שכירים?
לעיתים קרובות דווקא שם ההחזר ברור. כשהבעלים עושה את ההעתקות בעצמו, כל שעה שהוא מפנה חוזרת ישירות למכירות. הפילוח למעלה מראה שזה חלק גדול מהשוק הישראלי.
כמה זמן לוקח לבנות חיבור?
אין מספר אחד, ואל תאמינו למי שנוקב באחד. חיבור פשוט בין שתי מערכות יכול לקום מהר. הזמן גדל לפי מספר המערכות, איכות הממשק, ההרשאות, הסנכרון הדו כיווני והטיפול בשגיאות.
איך יודעים שהאוטומציה באמת עבדה?
מודדים את אותם מעברים שוב. אם מספר ההעתקות היומי ירד, הרווחתם זמן אמיתי. אם הוא זהה, הוספתם כלי ולא פתרתם תפר.
אוטומציה לעסקים לא מתחילה ברשימת משימות. היא מתחילה במפה של המעברים בין המערכות שלכם. עסק שלא מדד את ההעתקות האלה משלם עליהן כל חודש. הן פשוט לא מופיעות באף דוח, ולכן אף אחד לא מנסה לצמצם אותן.